Задачи и проекты в Битрикс24: как ставить, контролировать и не терять сроки

Поручение, сказанное в чате, живёт до первого понедельника. Задача с исполнителем и сроком живёт, пока её не закроют.

«Компании обычно приходят с одним вопросом: как перестать спрашивать статус. Ответ скучный: у каждой задачи должен быть один исполнитель, крайний срок и понятный результат. Всё остальное надстройка». Виталий Нетёсов, руководитель Netit24, платинового партнёра Битрикс24.

Что такое задачи в Битрикс24 и зачем они нужны

Вендор описывает раздел так: это единое пространство для управления работой команды, которое помогает поручать небольшие задания и вести крупные проекты. На практике это значит, что поручение перестаёт быть сообщением и становится записью с ответственным, сроком и историей.

Все задачи собираются в одном разделе, откуда бы они ни пришли: сотрудник поставил задачу сам, руководитель поручил из чата, робот создал задачу по сделке. Здесь же видно, что происходит: кто взял задачу в работу, что сделано, где сорван срок. Такая возможность и отличает систему от переписки: задачу нельзя потерять, её можно только закрыть. Если вы только присматриваетесь к платформе, начните с обзора, что такое Битрикс24 и из чего он состоит.

Как создать задачу в Битрикс24: быстрая и полная форма

Главный сценарий постановки выглядит так:

1. Перейдите на страницу «Задачи и проекты» и откройте вкладку «Задачи».
2. Нажмите кнопку «Создать»: откроется форма новой задачи.
3. Укажите название и выберите исполнителя, дальше заполните описание и укажите крайний срок.
4. Если нужно, перейдите к дополнительным полям и добавьте наблюдателей, чек-лист или файлы.
5. Нажмите «Создать», и сотрудник увидит её у себя в списке.

На втором шаге система предлагает выбрать одну из двух форм создания задачи. Отличаются они количеством настроек и возможностей.

• Короткая форма для быстрых задач: укажите название, описание, исполнителя и крайний срок. Тут же можно приложить файлы, добавить чек-лист и выбрать проект, к которому относится задача.
• Полная форма позволяет настроить крайний срок, добавить участников (соисполнителей и наблюдателей) и включить остальные функции задачи.

Правило выбора простое: если задача занимает пару часов и касается одного человека, создайте её короткой формой и быстро отправьте в работу. Полная форма нужна там, где над задачей работают несколько сотрудников или где важно настроить контроль.

Из чего состоит карточка задачи в Битрикс24

Карточка задачи это не только название. От того, какие элементы карточки заполнять при создании, зависит, придётся ли исполнителю переспрашивать и сможет ли постановщик проверить результат.

• Название. Формулируйте результатом, а не темой. «Обновить прайс на сайте» лучше, чем «Прайс».
• Описание. Здесь нужен определённый критерий готовности: что должно получиться, чтобы задачу можно было завершить.
• Файлы. Макеты, документы и выгрузки прикладывают прямо к задаче: документ лежит рядом с работой, а не теряется в переписке.
• Связь с проектом или сделкой. Задача попадает в общий список команды и видна в контексте клиента.
• Чат задачи. Обсуждение остаётся в карточке, и через полгода понятно, почему решили именно так.

Роли в задаче: кому поставить, кто выполняет и кто наблюдает

Ролей четыре, и справка вендора описывает их коротко. Главное, что задают роли: кто выполняет работу, а кто только следит за ходом.

• Постановщик ставит задачу и принимает результат.
• Исполнитель отвечает за выполнение, он один на задачу.
• Соисполнители участвуют в выполнении вместе с исполнителем, получают уведомления по задаче, и их количество не ограничено.
• Наблюдатели следят за ходом работы задачи, видят комментарии и файлы, но сами задачу не выполняют.

Самая частая ошибка тут организационная, а не техническая: ответственным назначают двоих или троих. Формально система этого не даёт, но люди обходят ограничение, назначая всех соисполнителями и не договариваясь, кто отвечает за результат. Тогда задача виснет: каждый считает, что закрывает её другой.

Сроки и контроль выполнения задач в Битрикс24

Как посмотреть загрузку команды и просрочки не по одной задаче, а сводно, разобрано отдельно: какие отчёты есть в Битрикс24 и как их настроить.

Крайний срок исполнения это дата и время, после которых задача считается просроченной. Дата ставится при создании, и дальше её видно в списке. В настройках срока вендор даёт несколько полезных переключателей: проконтролировать задачу после завершения, автоматически указывать крайний срок в новых задачах, разрешить исполнителю менять срок, пропускать выходные дни и завершить задачу автоматически, когда завершены все подзадачи.

Отдельно можно включить напоминания: система позволяет задать время срабатывания для исполнителя, постановщика или соисполнителей, например за три часа до дедлайна. Так контролировать сроки становится проще, и руководителю не нужно обзванивать команду по каждой задаче на портале Битрикс24.

Следить за дедлайнами и отмечать изменения удобнее в режиме «Сроки»: задачи автоматически распределяются по колонкам в зависимости от крайнего срока. Колонок семь: просрочены, на сегодня, на этой неделе, на следующей неделе, без срока, больше двух недель и завершены. Если перетащить задачу в другую колонку, её срок изменится автоматически, а для дальних колонок система поставит последний рабочий день периода с учётом рабочей недели компании.

Создание чек-листов и подзадач: как делить большую задачу

Когда у задачи есть несколько шагов, вендор даёт два инструмента, и путать их не стоит.

Чек-лист живёт внутри одной задачи: кнопка «Добавить» в блоке чек-листа разбивает задачу на шаги, а дальше можно назначить ответственных за пункты. Исполнитель отмечает выполнение галочкой напротив пункта, и это поможет увидеть, сколько осталось до завершения задачи.

Подзадача это отдельная задача внутри основной, со своим исполнителем и сроком. Её заводят, когда этап самостоятельный: его делает другой человек, и он может занять несколько дней. Так работу распределяют между исполнителями.

Выбирать просто: если у пункта нет отдельного срока и своего исполнителя, это чек-лист. Если есть, создайте подзадачу. Ещё один ориентир: чек-лист удобен, когда пунктов много и они мелкие, а подзадача нужна, когда этап можно поставить отдельной задачей и спросить за него отдельно.

Создание повторяющихся задач и шаблоны

Регулярные задачи не нужно создавать руками каждый месяц. Откройте задачу и в нижней части карточки нажмите «Регулярная задача»: система спросит периодичность, время и дату окончания повторов, дальше новая задача будет создаваться сама.

Второй инструмент это шаблоны. Чтобы создать шаблон, откройте в разделе «Задачи и проекты» вкладку «Шаблоны» и нажмите кнопку добавления. Дальше заполните поля и распределите роли один раз, а новые задачи создавайте по готовому шаблону: система подставит и описание, и чек-лист, и участников. Чаще всего клиенты используют шаблоны в трёх случаях: ежемесячная отчётность, регулярная проверка оборудования и выход нового сотрудника, где шаблон сразу содержит чек-лист из десяти пунктов.

Проекты в Битрикс24: что внутри и когда их создавать

Проект в Битрикс24 состоит из основных инструментов: чат, лента новостей, календарь, диск и задачи. Обсуждения команды идут в главном чате проекта, на диске лежат общие документы, а календарь нужен для планирования встреч. Задачи внутри проекта связаны между собой и распределяют обязанности между сотрудниками, а сроки задач не должны выходить за сроки самого проекта.

С июля 2026 года группы и коллабы объединены с проектами в один формат, поэтому выбирать между ними больше не нужно: старые группы стали проектами, а участники, задачи, файлы и сообщения в них сохранились. Проект создаёт любой сотрудник: откройте раздел «Проекты», нажмите «Создать», укажите название, добавьте участников и выберите тип. Открытый проект видят сотрудники компании, а в закрытый попадают только по приглашению.

Практический вывод: проект нужен, когда у команды общая цель и несколько связанных этапов работы. Если сотрудники выполняют независимые поручения, достаточно отдельных задач, а ограничить доступ к задачам, файлам и обсуждениям поможет закрытый проект.

Внутри проекта задачи смотрят отдельным списком: видно, сколько задач в работе, какие просрочены и кто чем занят. Руководителю это заменяет отчёт о ходе работ, а обсуждения команды остаются в чате проекта, рядом с задачами. Если проектов несколько, у каждого свой список задач и свои участники.

Частая ошибка на старте: проект заводят под каждого клиента. Лучше создать проект под направление работы, иначе список проектов быстро разрастается.

Права и доступ: кто какие задачи и проекты видит

Доступ в разделе раздаётся ролями, и по умолчанию их три. Менеджер назначается всем сотрудникам автоматически: такой пользователь работает только со своими задачами и не видит задачи коллег. Руководитель назначается руководителям отделов: он управляет задачами отдела, всегда видит задачи подчинённых и может их редактировать, даже если это право отключено в настройках. Полный доступ по умолчанию есть только у администратора портала Битрикс24: такой пользователь выполняет с задачами любые действия.

Отсюда практический вывод, который часто удивляет на старте: рядовой сотрудник не увидит на вкладке чужую задачу, пока ему специально не дали такое право. Если руководителю нужна общая картина по отделу, роль у него уже подходящая, а вот сквозной доступ «все видят всё» администратор настраивает осознанно. Он же может разрешить настройку прав другим сотрудникам. Если ролей у человека несколько, применяется та, которая даёт больше прав.

Ещё одно правило касается проектов: у них действуют отдельные права доступа на задачи, и от общих настроек портала они не зависят. Поэтому в проекте сотруднику можно разрешить редактировать задачи, даже если в общих правах это запрещено. Доступ получают участники проекта, которых приглашают внутрь, дальше они видят общий список задач.

Одна оговорка про тарифы: сама настройка прав доступа в задачах доступна не на всех планах, для изменения правил нужен тариф уровня «Профессиональный» или старше. Если права уже настроены, а тариф позже понизили, настройки продолжают работать.

Режимы просмотра: список, сроки, план, календарь и диаграмма Ганта

Один и тот же набор задач вендор даёт смотреть пятью способами, и каждый вид решает свою задачу: список для обзора, диаграмма Ганта для длительности.

• Список. Все задачи собраны в одном месте, здесь удобно отслеживать изменения и сортировать записи по нужным параметрам.
• Сроки. Показывают, когда нужно выполнять задачи, и помогают планировать нагрузку на команду.
• Мой план. Помогает сортировать задачи по своим критериям: сроки, приоритет, статус.
• Календарь. Видно сроки и картину загруженности в разные периоды.
• Диаграмма Ганта. На этой диаграмме видно, сколько времени займёт каждая задача и когда её нужно выполнять. На диаграмме выставляют зависимости между задачами: сдвинули срок одной, связанная поедет следом.

Отдельно стоит канбан-доска: колонки как состояния работы, карточки как задачи. Такую возможность используют команды, которым важнее видеть процесс работы, чем сроки: исполнитель сам двигает карточку, а история изменений остаётся в задаче. Как собрать доску под свой процесс, разбираем в отдельном материале: разбор канбана.

Создание задачи из чата, CRM и календаря

Создавать задачу вручную нужно не всегда: она заводится прямо из переписки и из карточек CRM. Это удобно тем, что контекст не теряется, в задаче остаётся ссылка на исходное обсуждение или на сделку.

Вот все точки входа, которые есть в компании, и когда каждая из них удобнее.

Откуда создаём задачу	Когда так удобнее
Раздел «Задачи и проекты»	Плановая задача, которую ставят заранее
Сообщение в чате	Договорились в переписке и сразу создали задачу, чтобы не потерять
Карточка сделки в CRM	Задача привязана к клиенту, её видно в истории сделки
Событие в календаре	После встречи нужно создать задачу с результатами и сроком
Робот на стадии сделки	Типовая задача создаётся автоматически, без участия руководителя
Шаблон задачи	Повторяющаяся работа: поля и чек-лист уже заполнены

Отдельная история это автоматизация: задачи Битрикс24 ставит сам, роботом на стадии сделки и без участия руководителя. Так работают типовые сценарии вроде «подготовить расчёт» или «перезвонить через три дня». Логику стадий мы разбирали в материале про воронку продаж в CRM.

Частые ошибки при работе с задачами в Битрикс24

• Задача без срока. Задача поставлена, но попадает в колонку «Без срока», и увидеть её получится только вручную: в напоминаниях такая задача не всплывает.
• Название вместо результата. «Клиент Иванов» не говорит, что должен сделать сотрудник.
• Задачи параллельно в чате и в системе. Пока часть задач ставится на словах, руководитель не может доверять ни одному отчёту по выполнению.
• Наблюдателей больше, чем работы. Пять наблюдателей на простой задаче создают шум, и люди перестают читать уведомления, включая важные.
• Никто не принимает результат. Если постановщик не завершает задачу после проверки, список завершённых задач перестаёт что-либо означать.

Частые вопросы о задачах в Битрикс24

Сколько задач можно вести на бесплатном тарифе?

На бесплатном тарифе число задач не ограничено, но в задачах после сотой нельзя добавить соисполнителей и наблюдателей, включить контроль и повторение, а учёт рабочего времени там не ведётся. Небольшой команде этого хватает на старте, но когда задач больше ста и нужны соисполнители, контроль или повторение, придётся перейти на платный тариф, где этих ограничений нет.

Можно ли поставить задачу внешнему подрядчику?

Да, если пригласить его на портал как сотрудника: тогда подрядчик получит доступ к нужному проекту. Если такой необходимости нет и подрядчик не должен видеть внутреннюю кухню, задачу ведёт ваш сотрудник, а переписка идёт через открытые линии.

Можно ли удалить задачу и кому это доступно?

Удаление задач ограничено правами: у рядового исполнителя такой возможности обычно нет, и это правильно. Само удаление стоит держать на крайний случай: вместе с задачей уходит переписка и история решений. Если задача заведена по ошибке, удалить её можно сразу, а если по ней уже шла работа, правильнее завершить задачу с комментарием: список останется чистым, а история сохранится.

Что делать с задачей, которую нельзя выполнить?

Такую задачу не удаляют, а завершают с комментарием о причине: выполнить её всё равно нельзя, а контролировать причины отказов полезно. Так у компании остаётся история решений, и через месяц не придётся вспоминать, почему работу свернули.

Как найти нужную задачу среди сотен?

Поиск нужной записи работает в правом верхнем углу раздела, над лентой задач: он понимает ключевые слова и номер задачи, который система присваивает автоматически при создании. Так задачу всегда получится найти, даже через полгода. Рядом с поиском работают фильтры: по исполнителю, по проекту и по крайнему сроку. Дальше список сортируется по нужному столбцу. Массовые изменения удобно делать групповым выделением: отметьте несколько задач галочками и внизу списка выберите нужное действие, чтобы сменить срок, назначить другого ответственного, добавить наблюдателя или завершить их разом.

Можно ли создать задачу сразу нескольким сотрудникам?

Ответственный у задачи один, это правило системы. Если работу делают несколько человек, у постановщика есть два пути: добавить соисполнителей в ту же задачу или создать отдельные задачи каждому. Второй вариант удобнее, когда у каждого свой срок и свой результат: тогда видно, кто именно задерживает работу.

Что делать, если задач слишком много и в них теряются?

Обычно помощь приходит не от нового инструмента, а от уборки: сначала закройте задачи, которые давно потеряли смысл, разнесите остальные по проектам и договоритесь, что задача без срока и без исполнителя не считается поставленной. Дальше режим «Сроки» и фильтры позволяют смотреть только то, что горит сегодня.

Сколько времени занимает настройка раздела под компанию?

Сам раздел работает сразу после регистрации портала. Время уходит на другое: договориться о правилах постановки, собрать шаблоны под регулярную работу, обучить команду и рассказать сотрудникам, как пользоваться разделом каждый день. Мы делаем это в рамках базового внедрения Битрикс24, а сложные схемы с проектами и автоматизацией собираем проектно.