Задачи и проекты в Битрикс24: как ставить, контролировать и не терять сроки

Поручение, сказанное в чате, живёт до первого понедельника. Задача с исполнителем и сроком живёт, пока её не закроют.

«Компании обычно приходят с одним вопросом: как перестать спрашивать статус. Ответ скучный: у каждой задачи должен быть один исполнитель, крайний срок и понятный результат. Всё остальное надстройка». Виталий Нетёсов, руководитель Netit24, платинового партнёра Битрикс24.

Что такое задачи в Битрикс24 и зачем они нужны

Вендор описывает раздел так: это единое пространство для управления работой команды, которое помогает поручать небольшие задания и вести крупные проекты. На практике это значит, что поручение перестаёт быть сообщением и становится записью с ответственным, сроком и историей.

Все задачи собираются в одном разделе, откуда бы они ни пришли: сотрудник поставил задачу сам, руководитель поручил из чата, робот создал задачу по сделке. Здесь же видно, что происходит: кто взял задачу в работу, что сделано, где сорван срок. Такая возможность и отличает систему от переписки: задачу нельзя потерять, её можно только закрыть. Если вы только присматриваетесь к платформе, начните с обзора, что такое Битрикс24 и из чего он состоит.

Как создать задачу в Битрикс24: быстрая и полная форма

Главный сценарий постановки выглядит так:

1. Перейдите на страницу «Задачи и проекты» и откройте вкладку «Задачи».
2. Нажмите кнопку «Создать»: откроется форма новой задачи.
3. Укажите название и выберите исполнителя, дальше заполните описание и укажите крайний срок.
4. Если нужно, перейдите к дополнительным полям и добавьте наблюдателей, чек-лист или файлы, а затем нажмите сохранение.
5. Нажмите «Поставить задачу», и сотрудник увидит её у себя в списке.

На втором шаге система предлагает выбрать одну из двух форм создания задачи. Отличаются они количеством настроек и возможностей.

• Короткая форма для быстрых задач: укажите название, описание, исполнителя и крайний срок. Тут же можно приложить файлы, добавить чек-лист и выбрать проект, к которому относится задача.
• Полная форма позволяет настроить крайний срок, добавить участников (соисполнителей и наблюдателей) и включить остальные функции задачи.

Правило выбора простое: если задача занимает пару часов и касается одного человека, создайте её короткой формой и быстро отправьте в работу. Полная форма нужна там, где над задачей работают несколько сотрудников или где важно настроить контроль.

Из чего состоит карточка задачи в Битрикс24

Карточка задачи это не только название. От того, какие элементы карточки заполнять при создании, зависит, придётся ли исполнителю переспрашивать и сможет ли постановщик проверить результат.

• Название. Формулируйте результатом, а не темой. «Обновить прайс на сайте» лучше, чем «Прайс».
• Описание. Здесь нужен определённый критерий готовности: что должно получиться, чтобы задачу можно было завершить.
• Файлы. Макеты, документы и выгрузки прикладывают прямо к задаче: документ лежит рядом с работой, а не теряется в переписке.
• Связь с проектом или сделкой. Задача попадает в общий список команды и видна в контексте клиента.
• Комментарии. Обсуждение остаётся в карточке, и через полгода понятно, почему решили именно так.

Роли в задаче: кому поставить, кто выполняет и кто наблюдает

Ролей четыре, и справка вендора описывает их коротко. Главное, что задают роли: кто выполняет работу, а кто только следит за ходом.

• Постановщик ставит задачу и принимает результат.
• Исполнитель отвечает за выполнение, он один на задачу.
• Соисполнители участвуют в выполнении вместе с исполнителем, получают уведомления по задаче, и их количество не ограничено.
• Наблюдатели следят за ходом работы задачи, видят комментарии и файлы, но сами задачу не выполняют.

Самая частая ошибка тут организационная, а не техническая: ответственным назначают двоих или троих. Формально система этого не даёт, но люди обходят ограничение, назначая всех соисполнителями и не договариваясь, кто отвечает за результат. Тогда задача виснет: каждый считает, что закрывает её другой.

Сроки и контроль выполнения задач в Битрикс24

Как посмотреть загрузку команды и просрочки не по одной задаче, а сводно, разобрано отдельно: какие отчёты есть в Битрикс24 и как их настроить.

Крайний срок исполнения это дата и время, после которых задача считается просроченной. Дата ставится при создании, и дальше её видно в списке. В настройках срока вендор даёт несколько полезных переключателей: проконтролировать задачу после завершения, автоматически указывать крайний срок в новых задачах, разрешить исполнителю менять срок, пропускать выходные дни и завершить задачу автоматически, когда завершены все подзадачи.

Отдельно можно включить напоминания: система позволяет задать время срабатывания для исполнителя, постановщика или соисполнителей, например за три часа до дедлайна. Так контролировать сроки становится проще, и руководителю не нужно обзванивать команду по каждой задаче на портале Битрикс24.

Следить за дедлайнами и отмечать изменения удобнее в режиме «Сроки»: задачи автоматически распределяются по колонкам в зависимости от крайнего срока. Колонок семь: просрочены, на сегодня, на этой неделе, на следующей неделе, без срока, больше двух недель и завершены. Если перетащить задачу в другую колонку, её срок изменится автоматически, а для дальних колонок система поставит последний рабочий день периода с учётом рабочей недели компании.

Создание чек-листов и подзадач: как делить большую задачу

Когда у задачи есть несколько шагов, вендор даёт два инструмента, и путать их не стоит.

Чек-лист живёт внутри одной задачи: кнопка «Добавить» в блоке чек-листа разбивает задачу на шаги, а дальше можно назначить ответственных за пункты. Исполнитель отмечает выполнение галочкой напротив пункта, и это поможет увидеть, сколько осталось до завершения задачи.

Подзадача это отдельная задача внутри основной, со своим исполнителем и сроком. Её заводят, когда этап самостоятельный: его делает другой человек, и он может занять несколько дней. Так работу распределяют между исполнителями.

Выбирать просто: если у пункта нет отдельного срока и своего исполнителя, это чек-лист. Если есть, создайте подзадачу. Ещё один ориентир: чек-лист удобен, когда пунктов много и они мелкие, а подзадача нужна, когда этап можно поставить отдельной задачей и спросить за него отдельно.

Создание повторяющихся задач и шаблоны

Регулярные задачи не нужно создавать руками каждый месяц. В карточке задачи откройте раздел «Дополнительно» и включите повторение: система спросит периодичность, время и дату окончания повторов, дальше новая задача будет создаваться сама.

Второй инструмент это шаблоны. Чтобы создать шаблон, нажмите «Ещё» в правом верхнем углу страницы, перейдите в список всех шаблонов и нажмите кнопку добавления. Дальше заполните поля и распределите роли один раз, а новые задачи создавайте по готовому шаблону: система подставит и описание, и чек-лист, и участников. Чаще всего клиенты используют шаблоны в трёх случаях: ежемесячная отчётность, регулярная проверка оборудования и выход нового сотрудника, где шаблон сразу содержит чек-лист из десяти пунктов.

Проекты и группы в Битрикс24: чем отличаются и что выбрать

Проект в Битрикс24 состоит из основных инструментов: лента новостей, календарь, диск и задачи. Лента собирает обсуждения команды, на диске лежат общие документы, а календарь нужен для планирования встреч. Задачи внутри проекта связаны между собой и распределяют обязанности между сотрудниками, а сроки задач не должны выходить за сроки самого проекта.

Группу создают похоже: перейдите в раздел «Группы», нажмите кнопку создания, укажите название и описание, выберите инструменты и пригласите участников. На практике разницу обычно объясняют через сроки: у проекта есть дата начала и дата окончания, а рабочая группа это просто пространство команды, которое живёт постоянно. В справке вендора такой формулировки мы не нашли, поэтому подаём её как принятое у интеграторов объяснение, а не как цитату.

Практический вывод: если у работы есть срок и финал, создайте проект. Если это постоянное пространство отдела, где задачи идут потоком, достаточно группы.

Внутри проекта задачи смотрят отдельным списком: видно, сколько задач в работе, какие просрочены и кто чем занят. Руководителю это заменяет отчёт о ходе работ, а обсуждения команды остаются в ленте проекта, рядом с задачами. Если проектов несколько, у каждого свой список задач и свои участники.

Частая ошибка на старте: проект заводят под каждого клиента. Лучше создать проект под направление работы, иначе список проектов быстро разрастается.

Права и доступ: кто какие задачи, проекты и группы видит

Доступ в разделе раздаётся ролями, и по умолчанию их три. Менеджер назначается всем сотрудникам автоматически: такой пользователь работает только со своими задачами и не видит задачи коллег. Руководитель назначается руководителям отделов: он управляет задачами отдела, всегда видит задачи подчинённых и может их редактировать, даже если это право отключено в настройках. Полный доступ по умолчанию есть только у администратора портала Битрикс24: такой пользователь выполняет с задачами любые действия.

Отсюда практический вывод, который часто удивляет на старте: рядовой сотрудник не увидит на вкладке чужую задачу, пока ему специально не дали такое право. Если руководителю нужна общая картина по отделу, роль у него уже подходящая, а вот сквозной доступ «все видят всё» администратор настраивает осознанно. Он же может разрешить настройку прав другим сотрудникам. Если ролей у человека несколько, применяется та, которая даёт больше прав.

Ещё одно правило касается проектов: у них действуют отдельные права доступа на задачи, и от общих настроек портала они не зависят. Поэтому в проекте сотруднику можно разрешить редактировать задачи, даже если в общих правах это запрещено. Доступ получают участники проекта, которых приглашают внутрь, дальше они видят общий список задач.

Одна оговорка про тарифы: сама настройка прав доступа в задачах доступна не на всех планах, для изменения правил нужен тариф уровня «Профессиональный» или старше. Если права уже настроены, а тариф позже понизили, настройки продолжают работать.

Режимы просмотра: список, сроки, план, календарь и диаграмма Ганта

Один и тот же набор задач вендор даёт смотреть пятью способами, и каждый вид решает свою задачу: список для обзора, диаграмма Ганта для длительности.

• Список. Все задачи собраны в одном месте, здесь удобно отслеживать изменения и сортировать записи по нужным параметрам.
• Сроки. Показывают, когда нужно выполнять задачи, и помогают планировать нагрузку на команду.
• Мой план. Помогает сортировать задачи по своим критериям: сроки, приоритет, статус.
• Календарь. Видно сроки и картину загруженности в разные периоды.
• Диаграмма Ганта. На этой диаграмме видно, сколько времени займёт каждая задача и когда её нужно выполнять. На диаграмме выставляют зависимости между задачами: сдвинули срок одной, связанная поедет следом.

Отдельно стоит канбан-доска: колонки как состояния работы, карточки как задачи. Такую возможность используют команды, которым важнее видеть процесс работы, чем сроки: исполнитель сам двигает карточку, а история изменений остаётся в задаче. Как собрать доску под свой процесс, разбираем в отдельном материале: разбор канбана.

Создание задачи из чата, CRM и календаря

Создавать задачу вручную нужно не всегда: она заводится прямо из переписки и из карточек CRM. Это удобно тем, что контекст не теряется, в задаче остаётся ссылка на исходное обсуждение или на сделку.

Вот все точки входа, которые есть в компании, и когда каждая из них удобнее.

Откуда создаём задачу	Когда так удобнее
Раздел «Задачи и проекты»	Плановая задача, которую ставят заранее
Сообщение в чате	Договорились в переписке и сразу создали задачу, чтобы не потерять
Карточка сделки в CRM	Задача привязана к клиенту, её видно в истории сделки
Событие в календаре	После встречи нужно создать задачу с результатами и сроком
Робот на стадии сделки	Типовая задача создаётся автоматически, без участия руководителя
Шаблон задачи	Повторяющаяся работа: поля и чек-лист уже заполнены

Отдельная история это автоматизация: задачи Битрикс24 ставит сам, роботом на стадии сделки и без участия руководителя. Так работают типовые сценарии вроде «подготовить расчёт» или «перезвонить через три дня». Логику стадий мы разбирали в материале про воронку продаж в CRM.

Частые ошибки при работе с задачами в Битрикс24

• Задача без срока. Задача поставлена, но попадает в колонку «Без срока», и увидеть её получится только вручную: в напоминаниях такая задача не всплывает.
• Название вместо результата. «Клиент Иванов» не говорит, что должен сделать сотрудник.
• Задачи параллельно в чате и в системе. Пока часть задач ставится на словах, руководитель не может доверять ни одному отчёту по выполнению.
• Наблюдателей больше, чем работы. Пять наблюдателей на простой задаче создают шум, и люди перестают читать уведомления, включая важные.
• Никто не принимает результат. Если постановщик не завершает задачу после проверки, список завершённых задач перестаёт что-либо означать.

Частые вопросы о задачах в Битрикс24

Сколько задач можно вести на бесплатном тарифе?

На бесплатном тарифе доступен лимит в 100 задач, а учёт рабочего времени там не ведётся. Небольшой команде этого хватает на старте, но как только задач становится больше, придётся использовать платный тариф, где такого ограничения нет.

Можно ли поставить задачу внешнему подрядчику?

Да, если пригласить его на портал как сотрудника: тогда подрядчик получит доступ к нужной группе. Если такой необходимости нет и подрядчик не должен видеть внутреннюю кухню, задачу ведёт ваш сотрудник, а переписка идёт через открытые линии.

Можно ли удалить задачу и кому это доступно?

Удаление задач ограничено правами: у рядового исполнителя такой возможности обычно нет, и это правильно. Само удаление стоит держать на крайний случай: вместе с задачей уходит переписка и история решений. Если задача заведена по ошибке, удалить её можно сразу, а если по ней уже шла работа, правильнее завершить задачу с комментарием: список останется чистым, а история сохранится.

Что делать с задачей, которую нельзя выполнить?

Такую задачу не удаляют, а завершают с комментарием о причине: выполнить её всё равно нельзя, а контролировать причины отказов полезно. Так у компании остаётся история решений, и через месяц не придётся вспоминать, почему работу свернули.

Как найти нужную задачу среди сотен?

Поиск нужной записи работает в правом верхнем углу раздела, над лентой задач: он понимает ключевые слова и номер задачи, который система присваивает автоматически при создании. Так задачу всегда получится найти, даже через полгода. Рядом с поиском работают фильтры: по исполнителю, по проекту и по крайнему сроку. Дальше список сортируется по нужному столбцу. Массовые изменения удобно делать групповым выделением: отметьте несколько задач галочками и внизу списка выберите нужное действие, чтобы сменить срок, назначить другого ответственного, добавить наблюдателя или завершить их разом.

Можно ли создать задачу сразу нескольким сотрудникам?

Ответственный у задачи один, это правило системы. Если работу делают несколько человек, у постановщика есть два пути: добавить соисполнителей в ту же задачу или создать отдельные задачи каждому. Второй вариант удобнее, когда у каждого свой срок и свой результат: тогда видно, кто именно задерживает работу.

Что делать, если задач слишком много и в них теряются?

Обычно помощь приходит не от нового инструмента, а от уборки: сначала закройте задачи, которые давно потеряли смысл, разнесите остальные по проектам и договоритесь, что задача без срока и без исполнителя не считается поставленной. Дальше режим «Сроки» и фильтры позволяют смотреть только то, что горит сегодня.

Сколько времени занимает настройка раздела под компанию?

Сам раздел работает сразу после регистрации портала. Время уходит на другое: договориться о правилах постановки, собрать шаблоны под регулярную работу, обучить команду и рассказать сотрудникам, как пользоваться разделом каждый день. Мы делаем это в рамках базового внедрения Битрикс24, а сложные схемы с проектами и автоматизацией собираем проектно.