Смарт-процессы в Битрикс24: что это, чем отличаются от сделок и как их спроектировать

Смарт-процессы в Битрикс24 нужны, когда договоры, заявки или проекты не помещаются в сделки. Они есть лишь на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз. Вторая воронка подходит не всегда, процесс можно продумать самому, но иногда нужен разработчик.

Что такое смарт-процессы в Битрикс24 простыми словами

Смарт-процесс это новая сущность CRM, устроенная как сделки, но под свой объект учёта. Обычно в CRM есть лиды, сделки, контакты, компании, счета и предложения, и раньше договор или заявку на доставку приходилось вести как сделку. Теперь под них заводят свой тип элемента.

Каждая запись внутри это элемент смарт-процесса: один договор, одна квартира, одна рекламация. У него своя карточка с полями, а сами элементы идут по стадиям в канбане. Воронки, права доступа и связь с задачами задаются для каждого смарт-процесса отдельно. В CRM он находится отдельным пунктом, путь зависит от настройки меню. Ветклиника ведёт свою базу животных, агентство недвижимости базу квартир с характеристиками.

На каком тарифе Битрикс24 доступны смарт-процессы и сколько их можно создать

Смарт-процессы в облачном Битрикс24 есть лишь на тарифах Профессиональный (до 150 штук) и Энтерпрайз (до 1 000). На Бесплатном, Базовом и Стандартном их нет, все тарифы уже сведены в статье о тарифах Битрикс24.

Смарт-процессы по тарифам облачного Битрикс24

Тариф	Смарт-процессы	Сколько можно создать	Что учесть при выборе
Бесплатный	Нет	Нет	Воронка сделок одна
Базовый	Нет	Нет	Можно завести вторую воронку сделок
Стандартный	Нет	Нет	Можно завести вторую воронку сделок
Профессиональный	Да	До 150	До 20 цифровых рабочих мест
Энтерпрайз	Да	До 1 000	До 150 цифровых рабочих мест

Данные о тарифах и лимитах даны на сентябрь 2026 года. Условия тарифов Битрикс24 меняются, перед покупкой их стоит уточнить.

На младших тарифах временная замена это вторая воронка сделок, и она есть только с Базового. Проверить смарт-процессы Б24 можно в Демо: 15 дней с функциями Профессионального. Схему там гоняйте на тестовых элементах: что будет с элементами при переходе на тариф без смарт-процессов, вендор не описывает.

Смарт-процесс, вторая воронка сделок и бизнес-процесс: в чём разница

Вторая воронка сделок это ещё одна воронка продаж внутри сущности «Сделка». Смарт-процесс это своя сущность со своими полями, стадиями, карточкой и правами. Бизнес-процесс сущность не создаёт: это сценарий действий внутри элемента CRM, в том числе смарт-процесса.

Смарт- и бизнес-процессы путают из-за схожих названий. Смарт-процесс отвечает на вопрос, что компания учитывает, бизнес-процесс на вопрос, как она действует. Договор хранится в смарт-процессе, его согласование идёт по бизнес-процессу.

Чем отличаются вторая воронка сделок, смарт-процесс и бизнес-процесс

Критерий	Сделка во второй воронке	Смарт-процесс	Бизнес-процесс
Что это	Направление продаж	Сущность CRM под свой объект учёта	Сценарий действий по элементу
Для чего подходит	Другой продукт или канал	Договоры, заявки, объекты, проекты	Согласования и поручения по шагам
Свои поля и стадии	Стадии свои, поля общие для всех сделок	Свои поля, воронки и стадии	Нет, работает с данными элемента
Отдельные права доступа	Можно разделить по воронкам	Свои, вплоть до отдельных стадий	Своей сущности для прав нет
Тариф	Вторая воронка с Базового	С Профессионального	С Профессионального
Когда выбирать	Продажа та же, поля те же	У объекта свой цикл	Нужен порядок действий

Какие задачи компании закрывает смарт-процесс и когда хватит второй воронки

Смарт-процесс нужен, когда у объекта свой цикл, который не совпадает с продажей. Заводите его, если совпало сразу несколько пунктов из списка:

• объект живёт после продажи или без неё: договор, заявка, заказ в производство;
• на одну сделку приходится несколько таких объектов;
• объект ведут юрист, логист или инженер;
• доступ к записям нужен другим людям, чем к сделкам;
• свои поля объекта засоряют карточку сделки.

Второй воронки хватит, если:

• это тот же тип продажи, но иной продукт или канал;
• поля совпадают, отличаются лишь этапы;
• сделки ведут те же менеджеры.

Как создать и настроить смарт-процесс: пошаговая логика без программирования

Смарт-процесс в Битрикс24 сначала проектируют на бумаге, а готовую схему затем переносят в портал: так меньше переделок. Создают его в веб-версии из заготовок, от простого списка до варианта со всеми инструментами. Порядок такой:

1. Описать объект учёта и его путь от начала до конца.
2. Задать поля и обязательные данные.
3. Задать воронки и стадии.
4. Решить, с чем связать элемент в CRM.
5. Задать права по ролям.
6. Создать смарт-процесс и проверить на тестовых элементах.
7. Добавить роботов и другую автоматизацию.

До полей решите, где будет жить процесс. Договоры и рекламации касаются клиентов и остаются в CRM. Внутреннюю работу отдела, например найм или заявки в IT-отдел, ведут в цифровом рабочем месте: своём разделе из одного или нескольких смарт-процессов со своими правами. Один процесс входит лишь в одно место.

С чего начать: название сущности, поля и карточка элемента

Название должно быть ясно сотрудникам: «Договоры», «Рекламации». Оно видно в списке смарт-процессов и в карточках связанных элементов CRM.

Поля создают администраторы и сотрудники с правом менять настройки CRM. Среди типов строка, число, деньги, дата, список, файл, привязка к сотруднику и к элементам CRM. Поле делают обязательным на всех стадиях или на некоторых. Тип и множественность после создания не меняются, а при удалении поля пропадают и данные. Набор полей задают заранее. Для канбана задают карточку создания: оставьте в ней лишь нужные поля, чтобы элементы создавали охотнее.

Воронки и стадии в канбане

Стадии описывают состояние объекта, а не отдел: «Черновик», «На согласовании», «Подписан». Если у объекта несколько сценариев, включают свои воронки, как у агентства недвижимости с долгосрочной и посуточной арендой. В типовой схеме финальных стадий две: успешная, например «Договор подписан», и закрытие без итога. Между воронками элемент переводят туннелем, не пересоздавая.

Привязка к сущностям CRM и настройка прав доступа

Привязка избавляет от дублей: данные клиента живут в контакте и компании, а элемент на них ссылается. Смарт-процесс связывают со сделками, контактами и другими смарт-процессами, компании и контакты подтягиваются через поле «Клиент». Точный набор связей зависит от настроек. При привязке к контактам новый элемент создаётся прямо из карточки контакта, а связанные элементы видны отдельной вкладкой.

Права настраивают по ролям в правах CRM: чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт. Их ограничивают отдельными стадиями и уровнем доступа: свои элементы, элементы отдела или все. Учтите одно: без права чтения сотрудник не увидит даже созданный им элемент. Удаление оставьте руководителю и включите корзину.

Как создать элемент смарт-процесса и перенести в него старые данные

Создать элемент смарт-процесса можно вручную в канбане, в мобильном приложении или из карточки связанного контакта и сделки. Автоматически элементы создают робот на стадии сделки, CRM-форма при любом заполнении и расписание. Последнее это регулярные элементы, например ежемесячная инвентаризация (функция приходит на порталы постепенно).

Импорт смарт-процессов в Битрикс24 загружает записи, а не настройки. Штатно это файл csv в режиме «Список», из него создаются новые элементы. Шаблон Excel загружает только платное приложение Маркетплейса по подписке.

Перенести один смарт-процесс на другой портал штатно нельзя. Через «Отраслевые сценарии» администратор переносит настройки всей CRM разом: на принимающем портале его настройки заменятся, а лиды и сделки удалятся. На портале с рабочей базой так не делают. Массовый перенос записей со связями лучше поручить интегратору.

Роботы и бизнес-процессы внутри смарт-процесса: что можно автоматизировать

Внутри смарт-процесса автоматизируют рутину на стадиях: задачи ответственному, уведомления, смену стадии. Роботы и триггеры работают, если включены свои стадии и канбан. Триггеры следят за событиями, например за изменением полей, и двигают элемент по стадиям.

Бизнес-процессы включают отдельной опцией и запускают при создании или изменении элемента, например для согласования договора. О согласовании документов читайте в статье про документы в Битрикс24, а про бизнес-процессы расскажем отдельно. Из карточки элемента также формируют документы по шаблону с реквизитами компании, если включена опция «Печать документов».

Примеры смарт-процессов в Битрикс24 для небольшой компании

Сценарии ниже можно взять за основу и поменять стадии под себя.

Примеры смарт-процессов для малого и среднего бизнеса

Объект учёта	Примеры стадий	С чем связан элемент	Что автоматизировать
Договор с клиентом	Подготовка, согласование, подписан	Сделка, компания	Создание со стадии сделки
Заявка на закупку	Новая, одобрена, получена	Компания поставщика	Задача ответственному
Заявка на доставку	Собрана, в пути, доставлена	Сделка, контакт	Уведомление логисту
Рекламация	В работе, ответ на претензию, закрыта	Контакт, сделка	Задача юристу
Объект или проект	Подготовка, в работе, сдан	Компания, задачи	Регулярное техобслуживание

Шаги выше на примере «Договоров». Поля: сумма, дата подписания, скан, юрист. Стадии: «Подготовка», «Согласование», «Договор подписан» и закрытие без результата. Связи: сделка и компания через «Клиент». Права: юрист меняет, менеджер читает. Робот создаёт договор с суммой, когда сделка переходит на «Подписание договора», и переводит его в «Договор подписан» после успешной сделки.

В нашем отраслевом решении «CRM для юристов на Битрикс24» есть смарт-процессы для ведения дел и смарт-процесс «Акты выполненных работ».

Из практики внедрений. Netit24 внедряет Битрикс24 с 2019 года и выполнила более 60 проектов, в том числе для юридических фирм, транспортных и складских компаний.

Типичные ошибки при настройке смарт-процессов

Ошибки чаще возникают при проектировании, а править их после запуска дороже.

1. Смарт-процесс вместо второй воронки, и наоборот. Лишняя сущность дублирует сделки. Договоры внутри сделок путают отчёты по продажам.
2. Карточка не продумана. Нужные поля не видны, а лишние обязательные мешают заводить элементы. Проверьте карточку глазами сотрудника.
3. Стадии повторяют отделы. Стадия «Юристы» не говорит, что с договором. Называйте состояние объекта.
4. Нет привязки к сделке, контакту или компании. Данные клиента вводят заново. Настройте связи до первых элементов.
5. Слишком широкие права. Удалять элементы могут все. Оставьте удаление руководителю.
6. Автоматизация до проверки. Роботы повторяют ошибку на каждом элементе. Сперва прогоните реальные элементы.

Где смарт-процесс упирается в разработку и когда нужен интегратор

Поля, стадии, связи, права, роботов и бизнес-процессы администратор настраивает сам, это стандартная настройка смарт-процессов в Битрикс24. В разработку упираются сложные расчёты в полях, связи сущностей, которые не собрать роботами, массовый перенос данных со связями и свои интерфейсы. Часть таких задач закрывают приложения Маркетплейса по подписке.

С 1С у вендора есть синхронизация смарт-процессов в Коннекторе к 1С (подробнее об обмене в статье про Битрикс24 и 1С): вручную, по расписанию или в реальном времени, со справочниками и документами 1С. Настраивают её на стороне 1С, и объекты двух систем обычно сопоставляет сам интегратор.

К разговору с интегратором соберите описание объекта учёта, стадии, роли и два реальных примера. С таким описанием проще понять, хватит ли настройки смарт-процесса Битрикс24 или задачу лучше решать проектным внедрением.